Ghid efactura pentru ridesharing și food delivery

Simplifică-ți raportarea fiscală

Sincronizează eFactura fără bătăi de cap

Manager Flota sincronizează automat facturile emise de partenerii tăi Uber, Bolt, Blue, Gocab, Glovo, Tazz și Bolt Food cu aplicațiile de facturare Oblio sau Facturis Online. Urmează pașii de mai jos pentru a conecta conturile și a importa rapid rapoartele.

  • Conectezi conturile în câteva minute.
  • Importi rapoartele exact în formatul furnizat de parteneri.
  • Transmiți facturile în SPV automat, fără erori repetitive.
Ghid efactura pentru ridesharing și food delivery

Cum folosești ghidul

Urmează pașii în ordine pentru:

  • creare cont ManagerFlota
  • creare cont într-un program de facturare
  • conectare semnatură digitală în programul de facturare
  • încarca facturile
Pasul 1
Pasul 2
Pasul 3
Pasul 4
Pasul 5

Meniu rapid

Pasul 1

Creare cont în aplicația Manager Flota

Creează-ți contul Manager Flota pentru a beneficia de sincronizarea automată a rapoartelor eFactura și de gestionarea rapidă a facturilor către persoane juridice și fizice.

  1. Deschide un browser și mergi la managerflota.ro.
  2. Folosește butonul Înregistrare din colțul dreapta sus sau Încearcă acum Manager Flota din zona centrală a paginii. Vei fi redirecționat către app.managerflota.ro/register.
  3. Completează formularul de înregistrare și verifică datele introduse.
  4. Finalizează înregistrarea apăsând butonul portocaliu Înregistrare.

Folosiți CIF-ul firmei (CUI), nu codul de TVA intracomunitar.

Pasul 2

Creare cont în aplicația de facturare

Pentru a transmite facturile în SPV prin intermediul ManagerFlota, este obligatoriu să dețineți un cont într-un program de facturare, puteți alege dintre Oblio sau Facturis Online.

Atenție! Este obligatoriu să conectați semnătura digitală în programul de facturare pe care l-ați ales. Doar după activarea semnăturii digitale facturile pot fi transmise în SPV.

Atenție! După achiziționarea semnăturii digitale, aceasta trebuie autorizată la ANAF pentru a putea fi folosită în numele firmei. Accesați formularul de înregistrare: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj . Documentul de confirmare se generează conform instrucțiunilor primite de la furnizorul semnăturii digitale. În secțiunea „Documente justificative”, încărcați o arhivă .zip care să conțină actul constitutiv al firmei (sau rezoluția de înființare PFA) și copie după cartea de identitate a administratorului.

2.1. Creare cont Oblio

Intră pe Oblio, completează formularul și apasă butonul Salvare.

Folosiți CIF-ul firmei (CUI), nu codul de TVA intracomunitar.

Conectare semnatură digitală în Oblio

Urmează instrucțiunile din materialul video sau ghidul pentru conectarea semnăturii digitale în Oblio.

2.2. Creare cont Facturis Online

Intră pe Facturis Online și crează-ți contul.

Folosiți CIF-ul firmei (CUI), nu codul de TVA intracomunitar.

Conectare semnatură digitală în Facturis Online
  1. Pentru a conecta semnatura digitală intră în meniul Configurare > Integrari > e-Factura.
  2. Click pe Autorizează acces aplicație la SPV.
  3. Alege una din cele două metode de autorizare. Dacă ai propria semnatură selecteaza opțiunea Alege sa autorizezi aplicatia de pe acest calculator. În schimb dacă dorești ca altcineva să îți conecteze semnătura în cont, click pe Alege sa autorizez de pe alt calculator cu un link de autorizare
  4. Verifică în tabul Autorizare acces SPV ca aplicație a fost autorizată.
conectare semnatura in Facturis Online autorizeaza acces aplicatie Facturis Online in SPV autorizare spv 2 metode autorizare cu success SPV Facturis Online
Transmite automat facturile

În Configurare > Integrari > e-Factura, tabul Trimitere Automată, setează frecvența dorită (ex. la 60 de minute de la creare), bifează Activează și apasă Salvează.

trimitere automata efactura Facturis Online in aplicatia manager flota
Pasul 3

Integrare cu programul de facturare

Dacă ați ales Oblio la pasul 2, continuați cu pasul 3.1. Dacă ați ales Facturis Online, continuați cu pasul 3.2.

Atenție! Facturile nu vor fi procesate în ManagerFlota fără integrarea cu un program de facturare. Finalizați integrarea pentru a sincroniza facturile automat.

3.1. Integrează Oblio cu Manager Flota

Varianta 1 (rapidă)

Intră în Oblio > Integrari > ManagerFlota sau accesează https://www.oblio.eu/integrari/managerflota și apasă Integrează.

Atenție: Fii autentificat în același browser atât în contul Manager Flota, cât și în contul Oblio pentru a finaliza integrarea.
Integrare Oblio cu Manager Flota

Varianta 2 (din Manager Flota)

  1. Intră în aplicația ManagerFlota
  2. Deschide meniul Integrari din bara din stânga și apasă Adaugă.
  3. Introdu adresa de email a contului Oblio și API Secret.
  4. Copiază datele din contul tău Oblio Setări > Date Cont și apasă Salvează.
Integrare Oblio cu Manager Flota unde gasesc Oblio API secret

3.2. Integrează Facturis Online cu Manager Flota

  1. Intră în aplicația ManagerFlota
  2. Din meniul Integrari apasă Adaugă.
  3. Introdu utilizatorul Facturis Online, API Key și parola. API Key și utilizatorul sunt deja completate corect, adaugă doar parola contului.
  4. Click pe Salvează.
Integrare Facturis Online cu Manager Flota
Pasul 4

Descărcare facturi din aplicații

Este necesar să descărcați manual facturile o dată la 5 zile de la ultima încărcare.

Uber, Bolt și celelalte platforme nu oferă în prezent o metodă oficială de preluare automată a facturilor, iar singura procedură acceptată este descărcarea manuală, conform pașilor de mai jos. Automatizarea acestui proces nu este posibilă, deoarece ar putea fi interpretată ca o acțiune contrară termenilor și condițiilor platformelor.

4.1. De unde export facturile Bolt?

  1. Accesează noul portal Bolt Fleet: https://fleets.bolt.eu/v2/login.
  2. Din meniu selectează Finanțe > Facturi (sau Finances > Invoices) și tab-ul Flotă către pasager (sau Fleet to rider).
  3. Alege perioada dorită și apasă Generează raport (sau Generate report).
  4. În pop-up-ul „Selectează fișierele pentru descarcare” (sau Select files to download) descarcă ultimul fișier .csv de sus.
Atenție: Nu deschide și nu salva fișierul CSV în Excel, Google Sheets sau alte programe. Încarcă-l în Manager Flota exact cum a fost descărcat pentru a evita erorile de import.
Export facturi bolt portal nou pentru sincronizarea e-factura

4.2. De unde export facturile Uber?

  1. Intră în portalul Uber Fleet: https://supplier.uber.com.
  2. Mergi la Facturi (sau Invoices)
  3. Rămâi în tabul Facturi călătorie (sau Trip invoices)
  4. Alege perioada din câmpul Interval (sau Timeframe)
  5. Alege tipul facturilor din lista Tip factura (sau Invoice type), click pe prima din lista Sofer->Calator (sau Driver->Rider)
  6. Alege șoferii din lista Șofer (sau Driver), click pe prima din lista Selecteaza tot (sau Select all)
  7. Click pe Exporta facturi multiple (sau Export multiple invoices)
  8. Alege tipul fisșierelor XML, apoi Descarcare directă (sau Direct download) și apasă Exportă facturile (sau Export invoices)
  9. Apasă pe Mergi la Cereri Export (sau Go to Export Requests)
  10. Apasă pe Descarcă (sau Download) pe primul buton de sus
Atenție: Nu dezarhiva și nu modifica fișierul ZIP înainte de a-l încărca în Manager Flota. Arhivele modificate pot împiedica procesarea automată a facturilor.
Export facturi uber pentru sincronizarea e-factura

4.3. De unde export facturile Blue?

Deschide portalul Blue Fleet: https://blue.ro/earningsdash/, selectează perioada dorită și descarcă fișierul CSV.

Pasul 5

Import facturi în Manager Flota

Folosește fișierele descărcate la pasul anterior exact în formatul original. Manager Flota le procesează automat și trimite facturile către programul tău de facturare și în SPV.

  1. Mergi în meniul eFactura din Manager Flota.
  2. Click pe Import în colțul dreapta sus.
  3. Selectează furnizorul (Bolt Portal nou, Uber etc.), apoi încarcă fișierul descărcat.
  4. Apasă Importă și așteaptă finalizarea procesării.
Export facturi bolt portal nou pentru sincronizarea e-factura

Cum interpretezi rezultatele

  • Facturi procesate – totalul facturilor identificate în fișierul încarcat de tine.
  • Facturi cu erori – facturi care nu au putut fi citite.
  • Facturi duplicate – facturi transmise deja, nu vor fi retrimise.
  • Facturi importate cu succes – facturi ce vor fi trimise în SPV.
Export facturi bolt portal nou pentru sincronizarea e-factura

Statusul după transmitere

Facturile trimise ajung în programul de facturare în minimum 1 oră de la import. Verifică cele două coloane principale din tabel:

  • Sincronizat – dacă factura a ajuns la partener (Da/Nu).
  • Răspuns Partener – confirmarea de la Oblio sau Facturis (ex: Success).
Export facturi bolt portal nou pentru sincronizarea e-factura
FAQ

Întrebări Frecvente despre Sincronizarea eFactura în Manager Flota

1. De ce îmi apar 0 facturi procesate?

Fișierul încărcat nu conține facturi sau ai încărcat un fișier greșit.

2. Am încărcat facturile dar statusul este "Sincronizat = Nu"

Durează câteva ore până când vom sincroniza facturile în SPV. Va trebui să verifici că ai respectat pasul 3. În cazul în care nu ai introdus emailul și Secret API Key, nu vom putea trimite facturile în SPV.

3. Unele facturi au chenar roșu la coloana CIF

Clientul nu și-a completat toate datele. Dă click pe Modifică și adaugă CIF-ul firmei (îl poți găsi rapid printr-o căutare Google).

4. De ce primesc eroarea Oblio „Pentru a putea trimite Factura în SPV, editează Factura: Adaugă CUI/CNP Clientului…” sau „Selecteaza Clientul”?

Această eroare apare atunci când CIF-ul clientului nu aparține unei firme din România sau este introdus greșit în factura emisă prin Oblio. Pentru clienții din afara României sau pentru entități fără CIF valid, nu există obligativitatea transmiterii în SPV, iar factura nu poate fi trimisă automat.

Cum verificați dacă CIF-ul clientului este corect:

  • Verificați CUI-ul pe internet Puteți verifica rapid validitatea unui CUI folosind surse publice de căutare firme. Dacă nu există nicio companie cu acel CUI, există o eroare de introducere.
  • Căutați firma după numele ei

    Dacă găsiți compania după nume, dar CUI-ul este diferit, utilizați CUI-ul corect în factura din Oblio.

  • Dacă nu găsiți nicio firmă după nume sau CUI, atunci clientul nu este o companie înregistrată în România. În acest caz, singura soluție este să convertiți factura către persoană fizică (CNP în loc de CUI). Pentru detalii, consultați întrebarea numărul 6 din FAQ.
5. De ce apare în SPV eroarea "BT-47 – lipsa identificator"?

Mesajul apare la facturile către persoane fizice:
Factura cu id_incarcare=XXXXXXXXXXXXXXXX nu poate fi comunicata catre destinatar (BT-47 – lipsa identificator) Va informam ca ave?i obliga?ia transmiterii facturii catre destinatar, în conformitate cu prevederile art. 10^1, alin. 4 din OUG nr. 120/2021.
nu este o eroare, este o informare ce apare la toate facturile către persoane fizice.

6. Factura are CIF greșit și nu pot identifica societatea

Dacă o factură are un CIF greșit și nu puteți identifica corect firma, o puteți modifica astfel încât să fie transmisă în SPV ca factură emisă către persoană fizică. Urmați pașii de mai jos:

  1. Accesează meniul „eFactura” și caută numărul facturii sau numele clientului.
  2. Click pe butonul „Modifică” din dreptul facturii
  3. În fereastra care se deschide, modificați datele de facturare astfel:
    • La CIF introduceți: 0000000000000 (13 zerouri)
    • Țara: Romania
    • Județ: București (sau alt județ, dacă doriți)
    • Localitate: Sector 1 (sau altă localitate)
    • Adresa: completați cu „Romania” sau orice alt text, important este să nu lăsați câmpul gol
  4. Click pe butonul „Salvare”
7. Cum export facturile din FacturisOnline pentru programele de contabilitate?
  1. Intrați în meniul FacturisOnline > Documente > Facturi.
  2. Din colțul dreapta, click pe lupa de căutare pentru a extinde opțiunile de căutare.
  3. Selectați perioada dorită (exemplu: Luna trecută).
  4. Click pe butonul Caută pentru a aplica filtrele.
  5. În pagina curentă sunt afișate maximum 500 de facturi. Dacă doriți mai multe, modificați numărul de elemente în pagină (bara de jos, unde este afișat „500”).
  6. Selectați facturile folosind caseta de selecție din stânga sus (bara albastră de deasupra tabelului).
  7. Click pe cele 3 puncte de deasupra barei albastre.
  8. Alegeți opțiunea Exportă Conta.
  9. Selectați tipul programului de contabilitate.
  10. Click pe Exportă.
8. Cum funcționează abonamentul eFactura?

Abonamentul eFactura poate fi activat oricând și se reînnoiește automat lunar, în aceeași zi și la aceeași oră. Facturile sunt contorizate începând cu data de 1 a lunii până la momentul încărcării lor.

Dacă se depășește limita permisă, încărcarea va fi blocată până la activarea unui abonament mai mare sau până la începutul lunii următoare, când contorul se resetează automat.

Abonamentele nu se cumulează între ele. Se ia în considerare doar cel mai mare abonament activ. De exemplu, dacă aveți active eFactura 150 și eFactura 750, limita totală va fi de 750 de facturi.

9. De ce primesc eroarea la Oblio „Request failed with status code 400”?

Aceasta este o eroare de autorizare între Oblio și ManagerFlota. Pentru a o remedia, este necesar să refaceți integrarea dintre Oblio și ManagerFlota, conform pasului 3.1

După ce realizați modificările, vă rugăm să ne scrieți pentru ca un coleg din echipa de suport să vă retransmită facturile în SPV.

8. De ce primesc eroarea Facturis „Nu se poate introduce documentul deoarece contul este expirat”?

Această eroare indică faptul că abonamentul dumneavoastră Facturis Online a expirat și platforma nu mai permite emiterea sau preluarea de documente noi. Vă rugăm să ne scrieți după ce abonamentul a fost reînnoit, pentru ca un coleg din echipa de suport să retrimită facturile care au avut erori.

12. De ce primesc eroarea Facturis „Datele de autentificare sunt greșite”?

Această eroare apare atunci când există o neconcordanță între datele introduse în ManagerFlota și cele din contul Facturis Online. Verificați următoarele:

1. Datele din ManagerFlota → Integrări sunt corecte

Utilizatorul standard pentru Facturis este: admin. Cheia API precompletată este cea corectă .Verificați dacă parola contului Facturis a fost introdusă corect

2. CIF-ul firmei este identic în ambele aplicații

CIF-ul trebuie să fie identic 1:1 (fără spații, fără RO în plus, fără variante diferite). Verificați în ManagerFlota: Setări → Profil companie și în Facturis Online: Configurări → Date firmă → Cod fiscal

După corectarea situației, vă rugăm să ne lăsați un mesaj pentru ca echipa noastră să retransmită facturile care au generat erori.

10. De ce primesc eroarea Oblio „Ați emis deja 3 documente în această lună…”?

Această eroare indică faptul că abonamentul gratuit Oblio a expirat. Pentru a continua emiterea facturilor, este necesar să achiziționați un abonament activ Oblio.

După ce faceți plata, vă rugăm să ne scrieți pentru a putea retrimitere facturile care au rămas în eroare.

11. De ce primesc eroarea „The company with CIF 123456 does not exist”?

Această eroare apare atunci când există o neconcordanță între CIF-ul din ManagerFlota și CIF-ul din contul Oblio. Verificați următoarele:

1. CIF-ul introdus în ManagerFlota nu este corect

Accesați Setări → Profil companie și verificați:

  • să fie introdus CIF-ul de România, nu codul TVA intracomunitar
  • să nu fie un CUI greșit, incomplet sau cu litere în plus
2. CIF-ul este corect în ManagerFlota, dar greșit în Oblio

În Oblio accesați Setări → Date firmă → Cod fiscal. Dacă este greșit, corectați-l.

3. Contul Oblio conectat este pentru o altă firmă

Dacă aveți mai multe firme, este posibil să fi conectat contul greșit. Refaceti integrarea urmând pasul 3.1

După corectarea situației, vă rugăm să ne lăsați un mesaj pentru ca echipa noastră să retransmită facturile care au generat erori.

Concluzie

Manager Flota este singura platformă de administrare a flotelor de transport alternativ. Poți gestiona șoferii, plățile săptămânale, contracte de închiriere mașini și rapoarte instant.

Înapoi acasă