Ghid efactura pentru ridesharing și food delivery

Aplicația Manager Flota te ajută să sincronizezi automat facturile emise de partenerii tăi Uber, Bolt, Blue, Gocab, Glovo, Tazz și Bolt Food.

Tot ce trebuie să faci este să îți conectezi contul Manager Flota la Oblio, iar apoi să intri în Manager Flota și să imporți rapoartele cu facturi de la partenerii tăi.

Aplicația identifică automat doar facturile emise către persoane juridice, asigurând o gestionare eficientă și fără erori a facturilor, economisind timp și eliminând sarcinile repetitive.

Pasul 1: Creare cont în aplicația ManagerFlota

Pentru a începe utilizarea aplicației Manager Flota și a beneficia de toate funcționalitățile acesteia, inclusiv sincronizarea automată a rapoartelor eFactura, primul pas este să vă creați un cont.

Urmați instrucțiunile de mai jos pentru a vă înregistra:

1. Deschideți un browser web și navigați către site-ul managerflota.ro.

2. Înregistrare - În colțul din dreapta sus al paginii principale, veți observa butonul: Înregistrare sau în mijlocul paginii butonul Încearcă acum Manager Flota, vezi poza de mai sus pentru a identifica butoanele.

După ce ați făcut clic pe unul dintre butoanele menționate mai sus, veți fi redirecționat către pagina de înregistrare: app.managerflota.ro/register, care arată astfel:

3. Completarea Formularului de Înregistrare - Completați toate informațiile socilitate. Comisionul standard este utilizat în modulul de rapoarte pentru calculul șoferilor și nu este utilizată în sincronizarea efactura, puteți introduce orice valoare.

4. Finalizarea Înregistrării prin clic pe butonul portocaliu Inregistrare.

Pasul 2: Creare cont în aplicația Oblio

Dacă nu ai un cont intră pe Oblio.eu și crează-ți unul, este extrem de simplu și rapid. Nu uita să îl conectezi la SPV, pentru a permite programului Oblio să îți sincronizeze automat e-factura. Ai nevoie de o semnatură digitală!

Poți urma pașii din materialul video sau să citești articolul următor conectare semnatură digitala în Oblio.

Pasul 3: Integrare Oblio cu Manager Flota

Pentru a finaliza integrarea între Manager Flota și Oblio și transmite efactura automat, intră în aplicația Manager Flotă și urmează pașii de mai jos:

1. din meniul principal aflat pe bara de meniu în stânga, click pe butonul Integrari;

2. click pe butonul Adaugă din colțul dreapta sus;

3. Apare o nouă fereastră unde trebuie să introduci adresa de email a contului tău Oblio și Oblio API Secret.

4. Copiază aceste informații din contul tău Oblio: Accesati Setari > Date Cont sau click aici.

5. Dupa ce le-ai introdus, apasă butonul Salvează.

Asta este tot, poți trece la pasul 4.

Pasul 4: Descărcare facturi din aplicații

4.1. De unde export facturile Bolt?

Pentru a descarca fișierul CSV deschideți Noul Portal Bolt Fleet. Din meniul principal click pe Facturi (sau Invoices), rămâneți pe Tab-ul Facturi pentru călători (sau Fleet to rider), din dropdown-ul Perioada (sau Period) alegeți luna dorită, apoi click pe butonul Generează raport (sau Generate report).

În continuare în colțul din dreapta va apărea pe ecran un pop-up cu titlul Selectează fișierele pentru descarcare (sau Select files to download). În cazul în care vă apar mai multe în listă, verificați ora la care a fost generat, însă întotdeauna ultimul generat este primul în list[]. Click pe iconița de descărcare din dreapta.

De acest fișier .csv aveți nevoie pentru a îl încărca în ManagerFlota, meniul "eFactura".

4.2. De unde export Facturile Uber?

Din meniul principal click pe Facturi (sau Invoices), selectează perioada dorită prin click pe campul date calendaristice, apoi click pe butonul Export.

Veți primi pe email o arhiva .zip pe care o descărcați prin click pe butonul Descarcă (sau Download) descarcati arhiva pentru a o incarca in ManagerFlota.

Acest fisier .zip va fi importat în pasul următor în aplicația ManagerFlota.

Pasul 5: Import facturi în Manager Flota

Am ajung în punctul culminant, importul facturilor pe care le-ați descărcat la pasul 4. Reține că nu e nevoie să modifici aceste fișiere descărcate de la Uber, Bolt, Blue, Tazz, Gocab, Glovo, etc. Așa cum au fost descărcate în calculator, telefon, tabletă, așa le vei importa în Manager Flotă.

1. Mergi în meniul eFactura din Manager Flota

2. Din colțul dreapta sus click pe butonul Import

3. În popup-ul apărut click pe câmpul Furnizor și selectează furnizorul dorit (Bolt, Uber, etc.). Apoi click pe câmpul Încarcă Raport și alege din calculator sau telefon fișierul descărcat la pasul 4.

4. Click pe butonul albastru de mai jos Importa și așteptați să se încarce. După ce procesul a fost finalizat, facturile emise către persoane juridice vor fi încărcate în Manager Flota și veți vedea statusul importului precum în imaginea de mai jos.

Cum interpretați răspunsul după import:

• Facturi procesate = numărul total de facturi emise către persoana juridica, identificate de Manager Flotă
• Facturi cu erori = numărul de facturi care nu au putut fi citite, fie pentru ca au avut date incomplete, fie din alte motive
• Facturi duplicate = numărul de facturi care au fost deja adăugte în sistemul Manager Flota. Apare în cazul în care ați importat deja acele facturi în trecut. Nu este o eroare, ci în felul acesta ne asigurăm ca nu trimitem de 2 ori o factură către SPV.
• Facturi importate cu succes = facturile găsite de Manager Flota, ce pot au fost adăugate în lista din spatele acestei ferestre pop-up.

5. Puteți închide această fereastră pop-up prin click pe butonul Inchide.

După cum ați putut citi în imaginea anterioară, facturile încarcate în Manager Flota vor fi transmise în Oblio în 1-2 ore. După acest interval de timp veți putea observa cum valorile de pe primele 2 coloane se vor schimba, precum în imaginea următoare:

Prima coloana Sincronizat Oblio, vă indică dacă facturile importate în Manager Flotă au ajuns în Oblio. Daca apare Da, a fost trimis la Oblio, dacă apare Nu, înseamnă ca va fi trimis în curând.

Coloana a doua, Raspuns Oblio, vă indică răspunsul oferit de Oblio la transmiterea acelei facturi. Dacă totul a fost cu finalizat cu bine veti vedea statusul Success, altfel veți vedea răspunsul

Vezi totul într-un video

În cazul în care doriți să urmăriți pașii descriși mai sus, puteți urmări video-ul următor: