În cadrul domeniului transportului alternativ, eficiența și automatizarea sunt cheia pentru succesul unei flote. Gestionarea corectă e-factură în transportul alternativ este un aspect critic, iar adoptarea soluțiilor moderne devine din ce în ce mai importantă.
În acest articol, vom explora avantajele și modalitățile de implementare a e-facturii în transportul alternativ.
Platformele populare precum Uber, Bolt, Glovo, Bolt Food și Tazz by Emag au introdus un sistem automatizat prin care facturile pentru serviciile prestate sunt emise direct către clienți, dar în numele firmelor partenere, adică al flotelor de transport alternativ și livrare.
În acest nou model, clienții care utilizează aceste aplicații pentru a comanda o călătorie sau pentru a plasa o comandă de livrare primesc automat o factură pentru serviciul solicitat. Totuși, este important de subliniat că aceste facturi sunt emise în numele firmei partenere / flotei, nu al șoferului sau curierului individual care a efectuat serviciul. Acest lucru înseamnă că responsabilitatea pentru încărcarea acestor facturi în sistemul de e-facturare (SPV ANAF) revine administratorului firmei partenere sau managerului de flota.
Procesul este simplificat pentru clienți, care primesc automat facturile în aplicație și nu trebuie să își facă griji cu privire la generarea sau gestionarea lor. În același timp, pentru firmele partenere, flotele de transport alternativ și livrare, acest sistem automatizat reduce sarcina de a emite manual facturi pentru fiecare serviciu prestat și asigură conformitatea cu cerințele fiscale și legale.
Cu toate acestea, implementarea și gestionarea eficientă a e-facturii în transportul alternativ și food delivery necesită o atenție deosebită din partea administratorilor de flote. Este esențial să se asigure că toate facturile B2B sunt corecte și sunt încărcate în sistemul de e-facturare în timp util, pentru a evita eventualele probleme fiscale și amenzile asociate cu nerespectarea reglementărilor. Mai exact firmele partenere (flotele) au responsabilitatea de a încarca în SPV, prin sistemul e-factură, toate facturile emise către persoane juridice, adică emise către alte firme. Asta înseamnă că pentru facturile emise către clienții obișnuiți (persoane fizice) nu există obligativitatea de a fi transmise în e-factură.
e-factura a devenit o componentă esențială a activității în transportul alternativ și food delivery. Este important ca administratorii de flote să fie conștienți de responsabilitățile și cerințele legale asociate cu gestionarea e-facturii pentru a evita potențialele probleme și sancțiuni.
În contextul transportului alternativ și al serviciilor de livrare, sincronizarea e-facturilor reprezintă o provocare semnificativă, având în vedere lipsa soluțiilor automate dedicate. Până în prezent, opțiunile disponibile pentru sincronizarea e-facturilor sunt limitate, iar majoritatea procesului trebuie realizată manual de către administratorul flotelor sau al companiilor de livrări.
Această metodă manuală impune un efort considerabil din partea administratorului, care trebuie să verifice periodic sute de facturi și să identifice doar cele emise către clienții business (B2B). Identificarea acestor facturi B2B este crucială, deoarece acestea sunt cele care trebuie sincronizate cu e-factura conform cerințelor fiscale. Procesul de identificare și replicare a facturilor se face fie în aplicația e-factura simplificată pusă la dispoziție de ANAF sau prin intermediul altor programe de facturare, însă necesită timp și atenție sporită din partea administratorului.
Această metodă manuală de sincronizare a e-facturilor prezintă numeroase provocări și riscuri, printre care posibilitatea de a pierde sau de a greși în identificarea facturilor B2B, precum și riscul de erori umane în procesul de replicare a acestora în aplicația e-factura. Mai mult decât atât, acest proces manual poate consuma o cantitate semnificativă de timp și resurse, reducând eficiența și productivitatea întregului proces de facturare și contabilitate.
ManagerFlota a lansat recent un nou modul care facilitează această sincronizare automată a e-facturilor pentru flotele care operează în cadrul aplicațiilor de ridesharing precum Bolt și Uber, precum și pentru cele implicate în livrarea de mâncare prin Glovo, Tazz și Bolt Food.
Sincronizarea automată a e-facturilor este o inovație semnificativă pentru aceste flote, eliminând nevoia de a gestiona manual aceste documente. Înainte de introducerea acestui modul, administrarea e-facturilor era un proces laborios și susceptibil la erori umane. Administratorii de flote erau nevoiți să verifice manual sute de facturi la intervale regulate de timp și să identifice doar cele emise pe segmentul B2B.
Prin intermediul modulului dezvoltat de ManagerFlota, această sarcină devine mult mai eficientă și precisă. Sistemul automat extrage și identifică automat facturile emise B2B și le sincronizează cu platforma Oblio, specializată în gestionarea e-facturilor. Astfel, managerii de flote nu mai sunt nevoiți să aloce timp și resurse pentru a procesa manual aceste facturi, ci pot beneficia de un proces automatizat, care reduce riscul de erori și crește eficiența operațională.
Manager Flota este singura platformă de administrare a flotelor de transport alternativ. Poți gestiona șoferii, plățile săptămânale, contracte de închiriere mașini și rapoarte instant.
Înapoi acasă