Ghid eFactura pentru ridesharing si food delivery

Simplifica-ti raportarea fiscala cu un flux complet pentru conectare, descarcare si import de facturi in Manager Flota.

Ce obtii din acest ghid

Manager Flota sincronizeaza automat facturile emise de partenerii tai Uber, Bolt, Blue, Gocab, Glovo, Tazz si Bolt Food cu ANAF. Urmeaza pasii de mai jos pentru a conecta conturile si a importa rapid rapoartele.

• conectezi conturile in cateva minute
• importi rapoartele exact in formatul furnizat de parteneri
• transmiti facturile in SPV automat, fara erori repetitive

Cuprins rapid

1. Creare cont Manager Flota
2. Conectare semnatura digitala
3. Descarcare facturi din aplicatii
4. Import facturi in Manager Flota
5. Intrebari frecvente

Pasul 1: Creare cont in aplicatia Manager Flota

Creeaza-ti contul Manager Flota pentru a beneficia de sincronizarea automata a rapoartelor eFactura si de gestionarea rapida a facturilor catre persoane juridice si fizice.

1. Deschide un browser si mergi la managerflota.ro.
2. Foloseste butonul Inregistrare din coltul dreapta sus sau Incearca acum Manager Flota din zona centrala a paginii. Vei fi redirectionat catre app.managerflota.ro/register.
3. Completeaza formularul de inregistrare si verifica datele introduse.
4. Finalizeaza inregistrarea apasand butonul portocaliu Inregistrare.

Folositi CIF-ul firmei (CUI), nu codul de TVA intracomunitar.

Pasul 2: Conectare semnatura digitala

Pentru a transmite facturile in SPV prin intermediul Manager Flota, este obligatoriu sa conectati semnatura digitala. Doar dupa activarea semnaturii digitale facturile pot fi transmise in SPV.

1. Intra in aplicatia Manager Flota.
2. Deschide meniul Integrari din bara din stanga si apasa Adauga.
3. Selecteaza din lista ANAF.
4. Conecteaza semnatura digitala in calculator.
5. Click pe butonul Conecteaza-te cu ANAF.
6. Introdu codul PIN al semnaturii digitale, daca ti se solicita.
7. Gata 🎉 Primesti mesajul de succes.

In cazul in care ai primit eroare poti incerca din nou accesand browserul in modul Incognito.

Dupa achizitionarea semnaturii digitale, aceasta trebuie autorizata la ANAF pentru a putea fi folosita in numele firmei. Accesati formularul de inregistrare: anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj. Documentul de confirmare se genereaza conform instructiunilor primite de la furnizorul semnaturii digitale. In sectiunea Documente justificative, incarcati o arhiva .zip care sa contina actul constitutiv al firmei sau rezolutia de infiintare PFA si copie dupa cartea de identitate a administratorului.

Pasul 3: Descarcare facturi din aplicatii

Este necesar sa descarcati manual facturile o data la 5 zile lucratoare de la ultima incarcare.

Uber, Bolt si celelalte platforme nu ofera in prezent o metoda oficiala de preluare automata a facturilor, iar singura procedura acceptata este descarcarea manuala, conform pasilor de mai jos. Automatizarea acestui proces nu este posibila, deoarece ar putea fi interpretata ca o actiune contrara termenilor si conditiilor platformelor.

3.1. De unde export facturile Bolt?

1. Acceseaza noul portal Bolt Fleet: fleets.bolt.eu/v2/login.
2. Din meniu selecteaza Finante > Facturi (sau Finances > Invoices) si tab-ul Flota catre pasager (sau Fleet to rider).
3. Alege perioada dorita si apasa Genereaza raport (sau Generate report).
4. In pop-up-ul Selecteaza fisierele pentru descarcare (sau Select files to download) descarca ultimul fisier .csv de sus.

Nu deschide si nu salva fisierul CSV in Excel, Google Sheets sau alte programe. Incarca-l in Manager Flota exact cum a fost descarcat pentru a evita erorile de import.

3.2. De unde export facturile Uber?

1. Intra in portalul Uber Fleet: supplier.uber.com.
2. Mergi la Facturi (sau Invoices).
3. Ramai in tabul Facturi pentru curse (sau Trip invoices).
4. Alege perioada din campul Perioada de timp (sau Timeframe).
5. Alege tipul facturilor din lista Tipul facturii (sau Invoice type), apoi click pe prima din lista Sofer partener -> Calator (sau Driver -> Rider).
6. Alege soferii din lista Sofer (sau Driver), apoi click pe prima din lista Selecteaza tot (sau Select all).
7. Click pe Exporta facturi multiple (sau Export multiple invoices).
8. Alege tipul fisierelor XML, apoi Descarcare directa (sau Direct download) si apasa Exporta facturile (sau Export invoices).
9. Apasa pe Mergi la Cereri Export (sau Go to Export Requests).
10. Apasa pe Descarca (sau Download) pe primul buton de sus.

Nu dezarhiva si nu modifica fisierul ZIP inainte de a-l incarca in Manager Flota. Arhivele modificate pot impiedica procesarea automata a facturilor.

3.3. De unde export facturile Blue?

Deschide portalul Blue Fleet: blue.ro/earningsdash, selecteaza perioada dorita si descarca fisierul CSV.

Pasul 4: Import facturi in Manager Flota

Foloseste fisierele descarcate la pasul anterior exact in formatul original. Manager Flota le proceseaza automat si trimite facturile catre programul tau de facturare si in SPV.

1. Mergi in meniul eFactura din Manager Flota.
2. Click pe Import in coltul dreapta sus.
3. Selecteaza furnizorul, cum ar fi Bolt Portal nou, Uber si asa mai departe, apoi incarca fisierul descarcat.
4. Apasa Importa si asteapta finalizarea procesarii.

Cum interpretezi rezultatele

• Facturi procesate: totalul facturilor identificate in fisierul incarcat de tine
• Facturi cu erori: facturi care nu au putut fi citite
• Facturi duplicate: facturi transmise deja, nu vor fi retrimise
• Facturi importate cu succes: facturi ce vor fi trimise in SPV

Dupa import, primul lucru pe care trebuie sa il verifici este daca suma dintre Facturi cu erori, Facturi duplicate si Facturi importate cu succes explica totalul din Facturi procesate. In acest fel iti dai seama rapid daca fisierul a fost citit complet si daca exista facturi care necesita verificari suplimentare.

In practica, un rezultat bun inseamna ca majoritatea facturilor apar la Facturi importate cu succes, iar valorile pentru erori sau duplicate sunt mici sau zero. Daca vezi multe duplicate, inseamna de obicei ca acelasi raport a mai fost incarcat anterior. Daca vezi multe erori, merita sa verifici formatul fisierului descarcat si daca acesta a fost incarcat exact in forma originala.

Exemplu de import cu erori

In imaginea de mai jos poti observa un caz in care importul nu a fost complet curat. Acest tip de rezultat inseamna ca unele facturi au fost procesate, dar exista si inregistrari care nu au putut fi citite sau validate corect.

Ce este important sa urmaresti:

• daca Facturi cu erori este mai mare decat 0, verifica fisierul incarcat si furnizorul selectat la import
• daca ai incarcat un CSV sau ZIP modificat dupa descarcare, refa procesul cu fisierul original
• daca erorile persista, compara perioada raportului cu facturile deja importate si elimina eventualele suprapuneri

Exemplu de import cu succes

In scenariul de succes, valorile problematice sunt 0 sau foarte mici, iar cele mai multe facturi se regasesc la Facturi importate cu succes. Asta inseamna ca sistemul a preluat corect datele si le va trimite mai departe in fluxul de eFactura.

Acesta este rezultatul pe care il urmaresti dupa fiecare incarcare:

• numarul de facturi importate cu succes este apropiat de totalul facturilor procesate
• nu exista erori de citire sau validare
• duplicatele apar doar daca acelasi raport a mai fost incarcat anterior

Statusul dupa transmitere

Facturile trimise ajung in programul de facturare in minimum 1 ora de la import. Verifica cele doua coloane principale din tabel:

• Sincronizat: daca factura a ajuns la partener, Da sau Nu
• Raspuns Partener: confirmarea de la ANAF, de exemplu Success

Mai departe

Pentru erori, cazuri speciale si intrebari operationale, vezi pagina separata de Intrebari frecvente despre sincronizarea eFactura in Manager Flota.

Concluzie

Manager Flota este platforma de administrare a flotelor de transport alternativ. Poti gestiona soferii, platile saptamanale, contracte de inchiriere masini si rapoarte instant.

Inapoi la website